Rachunkowość
Rachunkowość pełni cztery zasadnicze funkcje: informacyjną, kontrolną, sprawozdawczą oraz dowodową. Funkcja informacyjna dostarcza informacji na temat majątku, źródeł jego finansowania, kształtowania rynku finansowego, niezbędnych do podejmowania decyzji, przeprowadzania analizy przebiegu zdarzeń gospodarczych oraz sporządzania statystyki przedsiębiorstwa. Funkcja kontrolna polega na tworzeniu podstaw liczbowych do prowadzenia kontroli wewnętrznej i zewnętrznej jednostki. Funkcja sprawozdawcza polega na budowie zbioru danych o jednakowym charakterze, który pozwoli porównywać dane w przyszłości. Funkcja dowodowa jest realizowana poprzez zarchiwizowanie dokumentów księgowych przez okres wynikający z ustawy i umożliwiający przedstawienie ich w toczącym się postępowaniu sądowym. Warto jest przy tym pamiętać o tym co jest podmiotem, a co przedmiotem rachunkowości. Przedmiotem rachunkowości są wszystkie zdarzenia w jednostce wpływające na majątek i finanse przedsiębiorstwa. Natomiast podmiotem rachunkowości jest każda jednostka majątkowo wyodrębniona mająca obowiązek prowadzić księgi rachunkowe. Rachunkowość jest systemem ciągłej obserwacji, pomiaru, rejestru, prezentacji, analizy, a także interpretacji operacji gospodarczych. W swoim zakresie rachunkowość obejmuje księgowość, sprawozdawczość finansową, kalkulacje oraz analizy danych. Księgowość zajmuje się prowadzeniem ksiąg rachunkowych odzwierciedlających zjawiska i procesy mające miejsce w przedsiębiorstwie i powodujące zmiany w jego majątku, źródłach pochodzenia tego majątku oraz wpływających na wynik finansowy. Sprawozdawczość finansowa to sporządzanie w oparciu o księgi rachunkowe zbiorczych zestawień danych liczbowych ilustrujących stan majątkowy i finansowy jednostki. Kalkulacje to wyznaczenie kosztu jednostkowego danego produktu lub usługi. Analiza danych natomiast, zajmuje się badaniem sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Rachunkowość dzieli się na rachunkowość finansową oraz rachunkowość zarządczą zwaną także menadżerską. Rachunkowość finansowa dostarcza informacji na zewnątrz, np. kontrahentom, zaś zarządcza wykorzystywana jest na potrzeby wewnętrzne jednostki.
Bilans jest to sprawozdanie sporządzane w określonej formie (podanej w ustawie) i na określony dzień (zwany momentem bilansowym) w ujęciu wartościowym. Inaczej mówiąc jest to zestawienie aktyw i pasywów w ujęciu syntetycznym i statycznym w formie dwustronnej tabeli, w której wpisuje się po stronie prawej aktywa zawierające aktywa trwałe i obrotowe ułożone zgodnie z zasadą wzrastającej płynności, a po lewej pasywa z podziałem na kapitały własne i obce ułożone według zasady wzrastającej wymagalności. Rodzaje bilansów ze względu na kryterium okresu bilansowego to roczne, półroczne, kwartalne i miesięczne. Z punktu widzenia obowiązku sporządzania bilansu dzieli się na obligatoryjne, sporządzane na mocy prawa oraz dobrowolne sporządzane na potrzeby jednostki. Bilanse dzieli się również ze względu na regularność sporządzania: zwyczajne i nadzwyczajne oraz ze względu na funkcję spełnianą przez bilans: początkowy, zamknięcia oraz otwarcia, a także ze względu na formę prezentacji informacji: dwustronna tabela i jednostronna tabela. Elementami bilansu są: dokładne określenie podmiotu, dla którego został sporządzony bilans, określenie momentu bilansowego (dokładna data), wyszczególnienie pełnych nazw i wartości poszczególnych grup aktywów i pasywów, obliczenie sumy bilansowej, data i miejsce sporządzenia bilansu oraz podpis osób odpowiedzialnych za sporządzenie bilansu oraz pieczęć zakładu pracy. Bilans pełni funkcje: informacyjną (informuje o rodzaju i wartości majątku oraz źródłach jego pochodzenia), kontrolną (chroni majątek oraz ocenia rzeczywista sytuację majątku), analityczną (pozwala analizować sytuację finansową firmy i interpretować dane zawarte w bilansie) oraz dokumentalną (jest podstawowym dokumentem informującym o majątku i źródłach jego pochodzenia). Stałymi cechami bilansu są: treść bilansu, systematyka składników bilansu, równowaga bilansowa, ciągłość bilansowa (bilans zamknięcia jednego roku jest zarówno bilansem otwarcia roku następnego), moment bilansowy oraz udokumentowanie pozycji bilansu (wszystkie pozycje muszą posiadać źródło w odpowiednich dokumentach).
Znaczki pocztowe i druki płatne zamawia się w Okręgowej Składnicy na formularzu 661a, który wysyła się listem poleconym lub w szczególnych sytuacjach zamawia sie telefonicznie wysyłając ten druk z opóźnieniem. Druk ten sporządza się w trzech egzemplarzach, które przeznaczane są do Okręgowej Składnicy, jednostki zamawiającej oraz Dyrekcji Okręgu Poczty. Każda jednostka Poczty Polskiej ma przyznany limit znaczków, którego nie może przekroczyć. Limit jest wyznaczany na podstawie sprzedaży (obrotów) z ostatniego kwartału z poprzedniego roku. Wyznacza go DOP, która zawiadamia Okręgową Składnicę oraz urząd pocztowy. Zapas znaczków przechowywany jest w kasie głównej, która wydaje je do kas operacyjnych. Kasjer kasy operacyjnej zobowiązany jest do codziennego rozliczania się ze znaczków. Okręgowa składnica otrzymując zamówienie sporządza paczkę, która przesyła do urzędu pocztowego. W urzędzie następuje komisyjny odbiór znaczków w obecności co najmniej dwóch osób. Jeżeli zostanie stwierdzona niezgodność między wartością znaczków zamówionych a otrzymanych należy sporządzić protokół. Raport kasowy jest całodziennym zestawieniem obrotów kasy głównej. Służy do ewidencjonowania wszystkich wpłat i wypłat gotówkowych oraz do ustalenia stanu gotówki na koniec dnia. Raport kasowy prowadzi się w urzędach kasowych, w których występuje więcej niż jedna kasa operacyjna. Zapisy w raporcie kasowym dokonywane są chronologicznie w miarę wystąpienia operacji kasowych. Pierwszym zapisem jest stan gotówki na początku dnia ujmowany po stronie przychodów. Natomiast ostatnią pozycją jest stan gotówki na koniec dnia ujmowany po stronie rozchodów. Druk raportu kasowego posiada tytuł w prawym górnym rogu. Nad tabelą po lewej stronie znajduje się miejsce na wpisanie nazwy urzędu pocztowego. Na tej samej wysokości, lecz po prawej stronie znajduje się napis „z dnia”, gdzie należy wpisać dzień, dla którego sporządzany jest raport. Tabela podzielona jest na dwie strony: przychody i rozchody. Na samym dole tabeli znajduje się miejsce na wpisanie kwoty do przeniesienia po stronie przychodów oraz rozchodów. Znaki pieniężne uważa się za zużyte, kiedy utraciły wyrazistość w kolorze, nominale i numerze. Uszkodzony znak pieniężny może być przyjęty przez kasjera, jeśli stwierdzi się jego autentyczność oraz jeśli spełnia następujące warunki: banknot musi zachować co najmniej 75% pierwotnej powierzchni, ma jedną z dwóch numeracji lub co najmniej dwanaście elementów z obu numeracji, w przypadku, gdy zatarły się znaki graficzne, banknot musi być rozpoznawalny, co do nominału, w przypadku sklejenia banknotu musi być jedna z dwóch numeracji oraz co najmniej trzy elementy z drugiej numeracji. Jeżeli znaki pieniężne nieodpowiadają tym warunkom, to nie mogą zostać przyjęte przez kasjera, ponieważ nie posiadają mocy prawnej środka płatniczego. Protokół zatrzymania fałszywego znaku pieniężnego musi zawierać nazwę i siedzibę, w której zatrzymano znak pieniężny, datę sporządzenia protokołu, nazwisko, imię, adres, numer dowodu osobistego osoby wprowadzającej fałszywy znak pieniężny, imię i nazwisko osoby zatrzymującej banknot, podanie przyczyn zatrzymania banknotu, podanie w jaki sposób banknot znalazł się w posiadaniu osoby wpłacającej oraz podpis obu osób.
Organizacja służb kasowych w placówkach pocztowych uzależniona jest od ilości konsumentów podlegających pod danych urząd oraz od obrotu gotówkowego w danej placówce. Regulamin organizacyjny urzędu określa: rodzaj ras oraz ich liczbę, rodzaj świadczonych usług i operacji wykonywanych przez poszczególne kasy (okienka), dokumenty rachunkowo-kasowe, które są niezbędne do wykonania określonych usług pocztowych, czas pracy poszczególnych kas (z podaniem przerw), oraz tryb postępowania w wypadku zmiany obsady na stanowisku kasjera. Służby kasowe składają się z: kasy operacyjnej, kasy głównej, likwidatora, licznika kasy głównej oraz kontrolera. W urzędzie pocztowym kasy dzieli się na kasy operacyjne (specjalistyczne oraz uniwersalne) i kasę główną. Likwidator prowadzi rachunkowość w urzędzie pocztowym i zajmuje się m.in. prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz najważniejszych dokumentów rozliczeniowych, prowadzi miesięczne wykazy obrotów oszczędnościowych PKO, zabezpiecza pomieszczenia kasowe. Licznik zajmuje się przeliczaniem gotówki oraz sprawdzaniem autentyczności monet i banknotów. Księgi rachunkowe w Poczcie Polskiej prowadzone są na podstawie wewnętrznych regulaminów opracowanych w oparciu o znowelizowaną ustawę rachunkowości z dnia 9 listopada 2000 roku. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych dostosowane są do wymagań zarządzania, kontroli wewnętrznej, ustawy o rachunkowości oraz statystyki państwowej. Księgi prowadzone są przez RuP, UPP oraz ZTS. Księgi te są elementami składowymi księgi prowadzonej przez Dyrekcję Okręgu Poczty. Natomiast księgi DOP są podstawą do prowadzenia głównej księgi rachunkowej prowadzonej w siedzibie w Warszawie. Księgi rachunkowe musza zapewnić: rzetelność danych, zgodność danych z rzeczywistością, jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, sprawdzalność danych, identyfikalność danych, brak w zapisie błędów formalnych, rachunkowych i merytorycznych oraz chronologiczne zapisanie operacji gospodarczych. Nadzór nad Pocztą Polską sprawuje Minister Infrastruktury, który powołuje ją do życia oraz przeprowadza kontrole za pośrednictwem Urzędu Regulacji Telekomunikacji i Poczty. Zasady rachunkowości to wybrane i stosowane przez jednostkę reguły zapewniające odpowiednią jakość danych prowadzonych przez rachunkowość. Wyróżniamy zasady nadrzędne, szczegółowe oraz uniwersalne. Zasady nadrzędne to: zasada memoriału (ujęcie wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w danym roku), współmierności kosztów i przychodów (ujęcie wszystkich przychodów i przeciwstawienie im kosztów), ostrożności (właściwa wycena majątku oraz prawidłowe ustalenie wyniku finansowego), kontynuacji działania (domniemanie dalszego prowadzenia działalności w kolejnych latach). Zasady szczególne to: zasada wiarygodności (jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki), istotności (wyodrębnienie i zaznaczenie zjawisk ważnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej firmy), dokumentacji (prowadzenie wszystkich zapisów na podstawie dowodów księgowych) oraz niekompensowania (odrębne ujmowanie przychodów, kosztów, majątku i źródeł jego pochodzenia. Zasady uniwersalne to zasada periodyzacji oraz podwójnego zapisu.